Według Instytutu Gallupa tylko 13% pracowników na świecie uważa, że ich firma zapewnia skuteczną komunikację wewnętrzną. Z drugiej strony, badania McKinsey Global Institute pokazują, że efektywność pracowników wzrasta o 20-25% w firmach z dobrze funkcjonującą komunikacją wewnętrzną. Jak zatem zapewnić, że nasze działania komunikacyjne są skuteczne i docierają do odpowiednich grup docelowych?

Bez względu na to, czy pracujesz w małej, rodzinnej firmie czy wielkiej korporacji, zarządzanie wewnętrzną komunikacją jest kluczowe dla utrzymywania zaangażowania pracowników oraz budowania ich poczucia przynależności do organizacji. W dobie pracy zdalnej i zwiększającej się liczby komunikatów, które docierają do pracowników, efektywna komunikacja z pracownikami staje się coraz większym wyzwaniem.

Rozwiązaniem jest audyt komunikacji wewnętrznej, czyli proces oceny i optymalizacji sposobów przekazywania informacji w firmie. Dzięki audytowi można poznać preferencje i potrzeby pracowników, co pozwala na dostosowanie sposobów przekazywania informacji do wymagań grup docelowych. Poniżej przedstawiam najważniejsze kroki, jakie należy podjąć w trakcie audytu komunikacji wewnętrznej.

Etap 1. Analiza Komunikacji Wewnętrznej W Firmie (AS-IS)

W ramach tego etapu przeprowadzamy szczegółową analizę dotychczasowej komunikacji wewnętrznej w firmie. W tym celu gromadzimy wszystkie dostępne informacje oraz wyniki badań wewnętrznych w firmie (np. badania zaangażowania, ankiety off-boardingowe), a także przeglądamy dotychczas wysyłane komunikaty. Następnie dokładnie analizujemy ich spójność, przejrzystość oraz prostotę w odbiorze, a także wyróżniamy najważniejsze fakty, które będą podstawą do porównania z oczekiwaniami grup docelowych.

Etap 2: Mapowanie Grup Docelowych Wewnętrznej Komunikacji Za Pomocą Wywiadów Lub Grup Fokusowych

Aby poznać dokładnie oczekiwania różnych grup pracowników oraz zidentyfikować największe wyzwania, z jakimi na co dzień się borykają, polecam przeprowadzenie wywiadów indywidualnych lub grup fokusowych z przedstawicielami różnych grup docelowych w firmie. Podział grup docelowych może zostać dokonany na podstawie:

• poziomu stanowiska (inny dostęp do informacji, inne wymagania);
• charakterystyki i wymiaru pracy (czasem inne potrzeby i wyzwania będą u pracowników etatowych, inne u kontraktorów, stażystów);
• miejsca wykonywania pracy oraz dostępu do narzędzi (zupełnie inaczej wygląda komunikacja dla pracowników “biurowych” a inaczej do osób pracujących w sklepie, magazynie etc.) .

Warto poświęcić na ten etap odpowiedni czas, aby poznać codzienne zwyczaje pracowników oraz zidentyfikować naturalne dla nich narzędzia i nośniki komunikacji. W przypadku pracowników, którzy mają ograniczony dostęp do narzędzi komunikacji firmowej online (np. pracownicy sklepów czy magazynów), polecam wykonanie wizji lokalnej miejsca ich pracy, aby samodzielnie przejść drogę, którą codziennie pokonują. Dzięki temu można zauważyć miejsca, w których naturalnym dla pracowników sposobem będą mogli skorzystać z komunikacji, czyli takie nośniki, które codziennie mijają lub z nich korzystają (np. tablice ogłoszeń, szafki w szatniach, pokoje socjalne).

Etap 3: Najważniejsze Wyzwania Komunikacyjne.

W kolejnych etapach – rozwiązaniach – będziemy adresować największe wyzwania komunikacyjne, na tym etapie musimy je zatem spisać. Idealnie będzie zrobić to w podziale na nasze wewnętrzne grupy docelowe, bo uwierz mi – każda z nich będzie miała nieco odmienne wyzwania jak i oczekiwania względem komunikacji firmowe. Musimy się w tym etapie oderwać nieco od naszej HRowej/ komunikacyjnej rzeczywistości i dokładnie wejść w buty grup docelowych, określić jakie wyzwania i idące za tym oczekiwania do komunikacji wewnętrznej mają nasi pracownicy.

Etap 4: Cele I Mierniki Komunikacji Wewnętrznej.

Dobrze funkcjonująca komunikacja czy poprawa komunikacji wewnętrznej – to samo w sobie nie jest celem, nie jesteśmy bowiem w stanie jednoznacznie tego zmierzyć. Zamiast tego, należy ustalić bardziej szczegółowe cele, które mają wpływ na poprawę komunikacji w firmie. Przykładowo, może to być zwiększenie zaangażowania pracowników, uczestnictwo w szkoleniach lub programach rozwojowych, czy lepsze zrozumienie oferowanych przez firmę benefitów. Wszystkie cele powinny być uzupełnione o odpowiednie mierniki, które pozwolą na śledzenie postępu i ocenę, czy zmierzamy w dobrym kierunku. Mierniki powinny być proste, łatwe do monitorowania i interpretacji, takie jak wzrost liczby uczestników szkolenia czy procentowe wykorzystanie benefitów w firmie.

Etap 5: Rekomendacje I Obszary Wymagające Zmian.

Na podstawie danych i informacji zebranych w poprzednich etapach, będziemy w stanie opracować kluczowe rekomendacje i zidentyfikować obszary wymagające zmian. Możemy to podzielić na must-have, nice-to-have lub ująć w kategoriach szybkich zmian oraz długoterminowych projektów.

Etap 6: Propozycje Narzędzi Komunikacji Online I Offline.

W trakcie audytu komunikacji wewnętrznej i analizy jej usprawnień warto uwzględnić różnorodność nośników informacji, nie ograniczając się tylko do kanałów online. W szczególności, gdy grupy docelowe mają ograniczony dostęp do internetu, dobrze będzie zaproponować rozwiązania oparte również na nośnikach offline, czyli między innymi na przestrzeni biurowej.

Do przykładów narzędzi komunikacji online należą:

• strony internetowe i landing page;
• maile;
• komunikatory;
• newslettery;
• aplikacje mobilne;
• wygaszacze ekranu;
• powiadomienia push;
• podcasty;
• wideo.

Przykłady narzędzi komunikacji offline to między innymi:

• plakaty;
• ulotki;
• materiały promocyjne w przestrzeni biurowej/sklepowej/magazynowej, takie jak naklejki czy gadżety;
• spotkania i eventy firmowe;
• drukowane biuletyny, manuale, culture book i prasa firmowa;
• tablice ogłoszeń;
• monitory i głośniki;
• listy.

Etap 7: Matryca Eisenhowera.

Sporym wyzwaniem w planowaniu komunikacji w firmie jest określenie priorytetów dla poszczególnych komunikatów oraz unikanie nadmiaru informacji przekazywanych tą samą drogą i z tą samą częstotliwością. Matryca Eisenhowera stanowi skuteczne narzędzie planowania komunikacji, które pozwala na klasyfikację komunikatów według ich ważności i priorytetowości, dzieląc je na cztery kategorie:

Etap 8: Matryce Komunikacji Wewnętrznej, Kalendarz Komunikacji, Draft Planu Komunikacji.

Ostatnią fazą procesu jest wypracowanie trzech finalnych elementów na podstawie zebranych dotychczas informacji:

• Matryc komunikacji wewnętrznej, czyli schematów na których weźmiemy pod uwagę: miejsce gdzie komunikat znajduje się na schemacie Eisenhowera, grupę docelową, dostępne narzędzia i rekomendację, gdzie i w jaki sposób komunikować informacje z danej kategorii.
• Kalendarz komunikacji, czyli schemat (polecam metodologię Gantt) na którym rozkładamy komunikaty firmowe na dni, tygodnie, upewniając się, że nie przeciążamy pracowników komunikatami w krótkim odstępie czasowym.
• Plan komunikacji: czyli dokument, w którym będziemy później planować działania komunikacyjne poszczególnych elementów. Najważniejsze elementy planu komunikacji: cel i kontekst biznesowy, główne założenia, grupy docelowe, narzędzia, kalendarz, mierniki, ryzyka i zarządzanie nimi.

Poprawna komunikacja firmowa niesie za sobą wiele benefitów – dla organizacji, zespołu HR, pracowników. Właściwie funkcjonujący przepływ informacji zwiększa zaangażowanie pracowników, podnosi efektywność pracy oraz poprawia atmosferę w zespole.

Audyt komunikacji pozwala na zidentyfikowanie bieżących problemów w komunikacji wewnętrznej oraz określenie sposobów ich rozwiązania. Przeprowadzenie audytu pozwala także na zrozumienie potrzeb i oczekiwań pracowników oraz dostosowanie komunikacji do konkretnych grup docelowych. Jeżeli potrzebujesz wsparcia w przeprowadzeniu audytu komunikacji wewnętrznej lub zaplanowaniu działań komunikacyjnych – daj znać 😉

Mateusz